Te tudod mit jelent a megbízólevél? És azt, hogy hogyan épül fel? És hogy milyen alaki követelményeket kell betartani? Ma ezzel készültem neked!.
A megbízólevél
Először nézzük azt, hogy milyen okmányok léteznek:
1. Teljes bizonyító erejű okmányok: eredeti okmányok, hitelesített másolatok, hitelesített kivonat, tanúsítvány, közös jegyzőkönyv.
2.Nem teljes bizonyító erejű okmányok: nyilatkozat, fénykép, szakértői vélemény, hangfelvétel, videó felvétel, stb.
3.Hitelesített másolatot NEM AZ ELLENŐR KÉSZÍTI! Azt minden esetben az illetékes szerv vezetője készíti.
Az ellenőrzési program kidolgozását követően végrehajtható az ellenőrzés adminisztratív előkészítése, amely magában foglalja:
1. a megbízólevél elkészítését
2. az ellenőrzés időszükségletének nyilvántartását
3. ez ellenőrzött szervezet vezetőjének értesítését
1.Megbízólevél:
Az ellenőröket megbízólevéllel kell ellátni, amelyet általában az ellenőrző szervezet vezetője ír alá. A megbízólevél az ellenőrzött szerv részére igazolja az ellenőr felhatalmazását és jogosultságát az ellenőrzés lefolytatására.
Tartalmának összhangban kell lennie az ellenőrzési programmal.
Formája ellenőrzési szervezetenként eltérő lehet, erre célra legtöbbször előre kialakított formanyomtatványt alkalmaznak.
A megbízólevél általában tartalmazza:
- a kiállító szervezet megnevezését, adatait
- a megbízólevél számát, iktatószámát, nyilvántartási számát
- a Megbízólevél megnevezését
- az ellenőr nevét, beosztását, személyazonosításra alkalmas igazolványának a számát
- az ellenőrzött szervezet helyszínének a megnevezését
- a helyszíni ellenőrzés időszakát
- az ellenőrzés tárgyának megjelölését, az ellenőrzési programra való hivatkozást
- az ellenőrzés jogszabályi alapját
- a megbízólevél érvényességi idejét
- a kiállítás keltjét
- a megbízólevél kiadására jogosult aláírását és bélyegző lenyomatát
2. az ellenőrzés időszükségletének nyilvántartása
- már a felkészüléssel célszerű megkezdeni
- pontosan kell vezetni az ellenőri napok számát, mert ez segíti a jövőbeni ellenőrzési programok megtervezését
3. Az ellenőrzött szervezet vezetőjének értesítése
- a vizsgálatot annak megkezdése előtt szóban vagy írásban (pl: értesítő levél) be kell jelenteni az ellenőrzött szerv vezetőjének
- Ennek az a célja,hogy az ellenőrizendő szervezet tájékozódjon az ellenőrzésről, annak tartalmáról és a módszereiről, amely alapján fel tud készülni a közreműködésre.
-Előzetes bejelentést akkor nem kell tenni, ha ez meghiúsíthatja az ellenőrzés eredményes lefolytatását, erről a belső ellenőrzési vezető dönt.Pl.: belső ellenőrzés esetén pénztár ellenőrzés
Tehát a megbízólevél feljogosítja az ellenőrt arra, hogy meghatározott helyen és időben, meghatározott vizsgálatot folytasson le. Az elrendelő szerv vezetője készíti és írja alá.
Megbízólevél-Minta
Cégnév (székhely) Sorszám: 36/18/2011 B.E.
(ami a III. VIZSGÁLAT SZERVEZÉSI FELADATOK részében is szerepel, az kerül ide)
Megbízom XY belső ellenőrt (személyi adatok: születési dátum, anyja neve, lakcíme, személyi igazolvány száma), hogy a … cégnél helyszíni ellenőrzést folytasson.
Az ellenőrzés célja : (ugyanaz, mint a vizsgálati programban lévő cél/célok, pl. Pénztár ellenőrzése
A vizsgálat ideje: mettől meddig, a vizsgálati programban meghatározott idő a vizsgálatra
Dátum (általában azonos a vizsgálati program dátumával, vagy azt megelőző)
Aláírás (a vizsgálatot elrendelő szerv vezetője névvel, beosztással
